Запрос копий документов.

Уважаемые партнеры, мы настоятельно просим вас с максимальным вниманием отнестись к следующей информации.


В ГК "Проф.Ком" существует определенный порядок делопроизводства, основанный на действующем законодательстве, и нормах делового оборота. В стандартный набор услуг компании входит в т.ч. выдача оригиналов документов представителям контрагентов. Экономическая наценка на наши товары и услуги включает в себя в т.ч. подготовку пакета документов, печать, дополнительное оформление. Внутренними регламентами компании установлено, что если обслуживающий менеджер не выдал контрагенту документы, и этот факт будет выявлен, то на сотрудника накладывается денежное взыскание в сумме от 500 до 1000 рублей за каждый факт. Эта сумма удерживается из премии сотрудника, т.е. премия по итогам работы за период (месяц, квартал)  у сотрудника будет меньшее. Таким образом наши менеджеры крайне мотивированы на подготовку и предоставление документов. А вот такого же бережного отношения к своим документам у контрагентов мы добиться не можем. Представители компаний документы теряют, не передают в свою бухгалтерию, и делают с ними все, что считают нужным, кроме прямого их назначения.

На проведение сверок, выявление расхождений, подготовку копий документов, отправку их по электронной почте, или "Почтой России" мы тратим свои ресурсы. Сотрудники время, а компания денежные средства на оплату труда сотрудников.

В силу того, что в нашу компанию стало поступать слишком много актов сверок с каким-то малопонятными нам суммами нашей задолженности, а так же запросов на предоставление копий или оригиналов тех или иных отгрузочных документов, руководством было принято следующее решение:

  1. Если контрагент присылает нам акт сверки с нашей задолженностью, то мы проверяем такой акт, указываем в нем наши возражения по суммам. По суммам не отраженным в акте мы указываем номер, дату и сумму документа (ов), и ФИО сотрудника, получившего продукцию. Далее задача контрагента провести "воспитательные" мероприятия со своим сотрудником, и от него получить (стребовать) эти документы.
  2. Если по каким-либо причинам получить документы от своих сотрудников не представляется возможным, то мы готовы будем рассмотреть ПИСЬМЕННЫЙ запрос на предоставление копий таких документов. Запрос рассматривается в течение 30 дней. В нем в т.ч. должны быть отражены: номера и даты документов, которые необходимо предоставить (нужно взять из акта); пояснения почему нет возможности получить данные оригиналы у лица, которое получило продукцию и документы к ней; стоять печать организации и подпись руководителя (не подразделения, а именно самой организации).
  3. Без применение пункта 2 получить копии или еще один комплект оригиналов на платной основе:
    - 100 рублей за каждый лист, если документы будут получаться в нашем офисе;
    - 100 рублей за каждый лист плюс 600 рублей при отправке документов письмом "Почтой России";
    - 130 рублей за лист при необходимости сканирования и отправки в адрес контрагента по электронной почте.

Мы очень сильно рассчитываем на ваше понимание, и проведение разъяснительной работы с вашими сотрудниками о недопущении фактов утраты документов.